Produtividade e Saúde Mental

Introdução

Você com certeza já se deparou com um momento da vida que pensou: “Se eu fosse mais produtivo, poderia ter feito mais”. Ficar um improdutivo é uma das situações que deixa as pessoas se sentindo frustradas consigo mesmas, porque sabem que são competentes e que podem realizar aquelas tarefas, mas elas não conseguem.

A dificuldade está na maioria das vezes na organização! Sim, é um conceito bem simples e até óbvio, mas na prática é completamente diferente.

Ser organizado não é uma característica natural do ser humano, é algo que aprendemos em sociedade. E justamente por isso, é algo difícil de se adaptar em algumas situações. Organização é muito mais do que uma lista de tarefas ou planilha de afazeres, inclusive é até mais simples do que isso. Ser organizado, basicamente se configura em três conceitos: Identificar, planejar e realizar.

Você identifica o que tem que fazer, planeja como e quando fazer e por fim você realiza.

A dificuldade, com você já deve ter imaginado, está no planejar e concluir. Em especial no planejar. Isso porque, definir o tempo, a forma de realização e quando será feito e ainda encaixar isso na sua rotina, não é tão fácil. E justamente aí que as pessoas desistem de planejar certa atividade ou simplesmente “deixam rolar”, porque é complicado.

Mas tenha em mente que, complicado não é impossível, teoricamente é sequer difícil. Você só precisa saber como fazer e é pra isso que estamos aqui, para te ajudar a ser mais produtivo por meio da organização.

Tudo que ensinaremos para você aqui, poderá ser usado em todas as áreas da sua vida. A organização traz bons resultados em qualquer lugar que for inserida, costuma-se dizer que a organização é a carta coringa pra o sucesso; e eu particularmente concordo com essa frase, e, à medida que formos caminhando por esse curso, creio que você irá entrar nessa concordância também!

Bem, finalizada a nossa noção geral e introdução...vamos ao assunto!

O que é Produtividade?

Em termos técnicos, a produtividade é conseguir realizar o máximo de tarefas, com menos recurso e em menos tempo. É otimizar o trabalho que você deseja fazer sem adicionar tempo com buscar mais recursos pra isso. É um requisito extremamente importante na performance profissional e pessoal.

Como já citado, a produtividade está apoiada em dois pilares:

1. Maior qualidade e quantidade de tarefas realizadas;
2. Menos tempo e recursos usados pra faze-la.

Contudo é importante lembrar que na produtividade, a eficiência é melhor que a pressa. Ou seja, não adianta que as coisas sejam feitas mais rápidas se a qualidade for inferior.

Produtividade não é conseguir realizar inúmeras coisas rapidamente ao mesmo tempo. Produtividade é sinônimo de otimizar e nessa situação a pressa é a inimiga da perfeição.

Adquirir produtividade é escalar tarefas para que sejam feitas seguindo uma hierarquia de prioridade, disposição e disponibilidade. Com isso o seguimento de realiza-las, faz com que sejam feitas de forma eficaz, com a melhor qualidade possível e seus ultrapassar os limites de disponibilidade, e claro, concluir as demandas.

Com isso chegamos à seguinte conclusão: Produtividade é planejamento.

Mas, assim como ocorre com tudo na vida, há mais fator importante para que a produtividade seja eficaz, que é o seu cumprimento. De nada adianta um planejamento excelente e bem estruturado, se na hora da execução não o seguimos ou sequer nos lembramos dele.

Produção esta diretamente ligada á um foco e em seguir um caminho até atingir esse objetivo. Sem a determinação e atenção pro foco em questão, planejamento nenhum é capaz de te fazer produtivo.

Porque a Produtividade importa tanto?

Há duas vertentes essenciais da vida de uma pessoa que merecem atenção, é sua vida pessoal e sua vida profissional. A produtividade é uma carta coringa que pode e deve ser usada em ambas. As pessoas tendem a associar uma pessoa produtiva apenas no âmbito profissional, quando na verdade, você colhe muito mais benefícios sendo produtivo na vida pessoal também.

Equilibrar essas duas nuances e manter um ritmo constante te dá o controle e o ajuda a realizar praticamente tudo durante a vida. Inclusive, a produtividade pode te ajudar a ter uma vida mais feliz. Parece estranho, certo? Mas é real!

Normalmente, uma pessoa tem 4 elementos que são necessários para a felicidade, e a produtividade consegue garantir a existência dos 4.

1. O primeiro elemento, é a Realização Pessoal. Ter um proposito e concluí-lo é trás aquela sensação de “missão cumprida”, e com ela vem a paz interior e uma satisfação enorme, por ter concluído o que você almejava desde o início.
2. O segundo elemento é a Realização Profissional.  Esse elemento engloba qualquer atividade profissional, não importa a posição que esteja inserido. E é tão importante porque uma pessoa realizada profissionalmente, vai estar usando ao máximo as suas habilidades e aptidões e se sente muito bem com isso. A rotina de trabalho não te deixa incomodado, você não odeia segundas – feiras e não sente desânimo ao pensar no trabalho no dia seguinte. Você está feliz fazendo o que gosta naquilo que é bom.
3. O terceiro elemento é da Realização Financeira. Temos em mente que de nada adianta ser bem realizado profissionalmente e pessoalmente, se as suas metas financeiras ainda não foram atingidas. E saiba que você consegue atingi-la, sempre há um caminho. Diferente dos dois elementos anteriores, este é completamente pessoal. Cada pessoa tem uma visão própria dos bens que deseja ter e qual é o ponto em que ela ficará satisfeita com ele.
4. Por fim, temos o elemento completa todos os anteriores: O Equilíbrio.

Aqui estão inseridos tudo o que você precisa de forma pessoal e individual, para se sentir plenamente feliz. Para algumas pessoas, o equilíbrio vem quanto ela consegue ter uma boa relação com a família ou quando ela consegue viver de forma saudável e sossegada, quando consegue ter um desenvolvimento pleno espiritual e até mesmo simplesmente poder viajar por aí. Você percebe que não está em equilibro, quando mesmo que tenham atingido os demais elementos você ainda sinta que falta algo. Ou que o planejamento, execução e conclusão de tudo, no fim, não teve proposito.

O intuito desse curso é ensina-lo como alcançar os 4 elementos descritos, por meio da produtividade. Planejar e realizar, diz muito sobre o quão feliz nós podemos ser.

Uma pessoa sem proposito apenas sobrevive diariamente, ela não tem uma motivação clara e por isso sua vida é vazia, o que significa que ela tem tempo, mas não tem resultado, porque ela não busca por um. Isso não está ligada a condições financeiras ou status, mas como você se sente todos os dias. Há pessoas milionárias que passam seus dias sem proposito e tem a vida vazia, por mais improvável que isso possa parecer.

Temos também a pessoa que tinha um proposito, mas não o que ela queria ou simplesmente estava seguindo o de outra pessoa. E em algum momento na vida ela se depara com a realidade de que não alcançou o que desejava, por mais que tivesse resultado. Aquele resultado, não a levou para onde ela queria.

Também há a pessoa que deseja fazer tudo, mas sem um objetivo. Ela está sempre ocupada, mas não tem nem o resultado e nem o tempo. Pode parecer que trabalham muito, mas é verdade é que se ocupada de atividades que no fim, não são importantes para ela.

Percebe que o problema em comum dos exemplos, se encontra em dois fatores: Resultado e tempo.

Produtividade é fazer com esses dois fatores andem juntos e com eles os 4 elementos citado anteriormente, sejam cultivados.

Nas próximas aulas, veremos alguns métodos para ser mais produtivo de forma certeira e saudável. Até logo!

Métodos para se tornar produtivo

Agora que já sabemos o que é a Produtividade e qual a sua importância, vamos aprender a cultivar e a aplicar em nossa rotina diária.

O primeiro ponto a considerar é que a produtividade é algo gradual. Sim, uma pessoa não se torna produtiva de um dia pro outro, há um processo para que ela se acostume com essa rotina e se adapte a ela. Por isso, quanto antes você começar com esse processo, mais rápido você irá se adaptar a eles.

Sendo assim, primeiro você deve identificar onde começar sua mudança de produção. Uma vez que conseguir aplicar nessa área, você irá aos poucos englobando as demais. 

Há duas modalidades de Produtividade: a individual e a coletiva. Vamos falar um pouco sobre elas:

Produtividade Individual: De início temos a produtividade individual, que nada mais é do que as tarefas que você é responsável para fazer diariamente. Por exemplo: Tarefas domésticas, sua função profissional e as atividades rotineiras, os passos de um projeto em andamento e etc. A produtividade pessoal ou individual, vai exigir uma disciplina maior porque ela está diretamente ligada a você. Ou seja, sem você aquela tarefa não será feita.

Aqui vão alguns passos que irão ajudá-lo a alcançar a produtividade pessoal, e lembre-se que essas técnicas são utilizáveis em qualquer aspecto da vida, basta adaptá-las. 

1. Comece fazendo as tarefas mais simples e rápidas. Assim você consegue começar a pegar um bom ritmo de trabalho.
2. É útil usar listas ou tabelas para te ajudar a realizar suas tarefas, por meio dela você pode visualizar o que está fazendo e o que já concluiu.
3. Quanto aos trabalhos grandes e extensos, divida-os em pequenas atividades e vá concluindo por etapas. Isso vai ajudá-lo a montar sua produtividade, realizar a tarefa mais rápido e fazê-la de forma mais eficiente.
4. Não exagere! Não se force a concluir um trabalho mais rápido ou em mais intensidade do que é possível naquele momento. Além de não o ajudar, por cair a qualidade você pode ter que refazê-lo de novo depois, e acabar perdendo tempo com isso.
5. Se acontecer um imprevisto e não for possível terminar tudo que você planejou a tempo, então foque em terminar o que for mais importante e urgente
6. Não tenha medo de declarar como suficiente, um trabalho que a conclusão é subjetiva. Essa dica é muito importante para realizar atividades criativas, porque há situações em que nos vemos presos em um projeto que ainda está da forma que queríamos e acabamos perdendo tempo assim. Deixe a tarefa por hora e vá realizar outra, você logo terá uma nova ideia. É cientificamente comprovado que nossa criatividade cai consideravelmente quando estamos mentalmente cansados, por isso se distrair por um determinado tempo pode ajudá-lo mais do que se manter focado na mesma tarefa por horas.

Produtividade coletiva: Também há situações onde você deve planejar e garantir a produtividade de outras pessoas, para manter a sua. É o caso de gestores, empresários e até autônomos, por exemplo. 

Como deve imaginar, gerir outras pessoas é bem mais complicado do que a si mesmo. É mais difícil porque devemos levar em conta o ritmo, capacidade e entendimento das outras pessoas, então não é possível estipular com exatidão o tempo que será gasto por cada uma. Sendo assim, deve-se montar um plano geral e abrangente.

1. Primeiro, faça uma simulação da estrutura do projeto, de forma que sua equipe posso visualizar com clareza os passos e o objetivo que você tem em mente;
2. Não fique com medo de dar funções e atividades para sua equipe, lembre-se: Eles esperam que você faça isso, afinal essa é a sua função;
3. É bom, mas não obrigatório, usar ferramentas que facilitem a colaboração e comunicação entre os membros de sua equipe e você;
4. Considere em seu plano de organização, um tempo para descanso e lazer tanto seu quanto de sua equipe. Sem descanso adequado, não há produtividade;
5. Seja aberto a novas ideias! Não tenha medo de criar aberturas para que os membros de sua equipe lhe deem sugestões. Uma visão diferente pode melhor 100% um projeto;

Dividir sua ideia e plano com sua equipe, de forma que eles compreendam o raciocínio por trás da sua organização, é crucial para que você tenha uma otimização de trabalho.

Certo, agora que conhecemos as formas de organizar as tarefas para criar a produtividade, vamos á alguns sistemas de organização que irão ajudá-lo com isso.

Cronogramas

Primeiramente, o que é um cronograma? Bem, é uma ferramenta de planejamento e organização. Por meio do cronograma, é possível estipular o tempo que será usado para realizar cada tarefa do seu projeto. Esse sistema é ótimo para evitar atrasos e garantir que todas as atividades sejam realizadas com a eficácia necessária. 

Em sua origem, a palavra cronograma vem do grego (kronos quer dizer tempo e gramma refere-se a alguma coisa escrita ou desenhada). É literalmente um mapa do tempo que leva em consideração apenas o seu projeto.

Por meio do cronograma, além de conseguir identificar melhor o tempo gasto nas suas tarefas e atividades, você pode visualizar com exatidão tudo que precisa fazer e o que está sendo feito. Você visualiza quais tarefas levam menos tempo e quais demoram mais, e com isso reestruturar seu planejamento otimizando esses prazos.

Aqui vão algumas dicas de ferramentas online, que você poderá utilizar para montar o seu cronograma:

• Trello
• OneNote
• Excel
• Asana

Listas de tarefas 

Essa é muito provavelmente o método mais comum e conhecido da produtividade. Antes de iniciar qualquer projeto ou atividade, um bom organizador sempre faz uma lista com tudo que precisa ser feito, o que vai precisar e os prazos que tem. 

E há um motivo para isso, as listas de tarefas são o meio mais rápido e útil de se começar a produtividade. Listar suas tarefas e ir eliminando as que foram concluídas, são a maneira mais antiga de se organizar. 

Há muitas maneiras de realizar uma lista de tarefas, desde as mais simples às mais bem estruturadas.

Checklist: Nas listas de Checklist, você divide suas tarefas por tópicos em uma lista e em cada tópico desse, há mais uma lista. Por exemplo: Digamos que você deseje pintar um quadro. Na sua lista de tópicos estarão as seguintes atividades:

1. Comprar uma tela e tintas
2. Encontrar um bom local com iluminação
3. Fazer um esboço mental ou físico do que desejo pintar
4. Pendurar o quadro ou dá-lo a alguém.

Aqui estão sua lista de tarefas por tópicos, e dentro de cada tópicos, podem existir há atividades a serem feitas para que ele seja concluído, então no fim nosso exemplo ficaria assim:

1. Comprar uma tela e tintas

- Pesquisar uma loja que tenha os materiais que preciso, em um bom preço;

- Conferir se há pregos ou materiais para embrulhar o presente, para cumprir o item 4.

- Abastecer o carro ou encontrar uma forma de locomover até a loja;

- Comprar os materiais;

2. Encontrar um bom local com iluminação.
3. Fazer um esboço mental ou físico do que desejo pintar
4. Pendurar o quadro ou dá-lo a alguém.

- Conferir se o quadro está seco o suficiente e pendurá-lo, ou, embrulhá-lo para presente.

Apesar de ser apenas um exemplo, é possível visualizar como é mais eficaz ter por escrito tudo que precisa para concluir sua compra. No nosso exemplo, tudo isso poderia ser feito sem uma lista, mas com a lista nós garantimos que ela poderá ser feita com menos tempo e com menos recurso. Sem uma lista seria possível esquecer de comprar o embrulho para o quadro ou os pregos, e isso faria com que nosso agente de exemplo, tivesse que retornar à loja uma segunda vez para comprar. Isso gastaria mais tempo, dinheiro e disposição.

Em nossa próxima aula, abordaremos algumas práticas que podem nos atrasar ou tornar nossa produtividade ineficaz. Te vejo logo!

Erros que atrapalham sua produtividade

Já aprendemos a aumentar nossa produtividade e conhecemos técnicas para auxiliar no processo, mas e quanto as práticas que atrapalham? Quais são e como evita-las? Bem, esse é o tema da nossa última aula, vamos aprender a eliminar ações que irão nos atrapalhar em nossa jornada, e claro, também falaremos sobre as consequências desses erros na sua produtividade. Vamos ao assunto!

Erros de produtividade

O primeiro ponto que devemos considerar, é que a produtividade é baseada em organização e rotina. Ou seja, ela é consequência da junção desses dois elementos, e quando nós negligenciamos um dos dois, a produtividade no geral é prejudicada. Vamos alguns exemplos: 

1. Sempre disponível

Você é o tipo de pessoa que ao longo do dia está constantemente checando suas mensagens no whatsaap? Ou notificações do facebook, twitter e instagram? Ou tem o costume de estar sempre verificando seus e-mails e solicitações, respondendo todas as pessoas que enviam mensagem para você? Se sim, saiba que esses hábitos reduzem sua produtividade drasticamente!

É extremamente difícil se concentrar em uma tarefa quando nos distraímos a todo momento, mesmo que seja pra responder amigos ou solicitações. Isso porque você atrasa o que está fazendo e as vezes sequer conclui, pois perdeu muito tempo e sua linha de raciocínio.

É uma questão de rotina: Seus familiares e amigos próximos sabem que naquele determinado horário você estará trabalhando, então em situações urgentes eles ligarão pra você. Mensagens que não são de extrema urgência podem ser respondidas após a conclusão de seu projeto ou no seu momento de pausa, porque assim você consegue manter constância do que está fazendo.

Mesmo solicitações de trabalho, favores, pedidos e etc., devem ser respondidas depois, isso porque naquele momento você está ocupado, certo? Então mesmo que você deseje fazer, naquele momento em questão você estará indisponível, logo, conferir as solicitações no fim expediente ou depois de terminar suas atividades, o deixará livre para atender e responder as solicitações e até mesmo pensar melhor sobre elas.

2. Muitas atividades ao mesmo tempo

Outra prática comum e que muitas pessoas confundem com uma ajuda na produtividade, é realizar muitas coisas ao mesmo tempo. Por mais que você seja uma pessoa que trabalha bem sob pressão e consegue lidar com várias coisas ao mesmo tempo, se focas em muitas atividades ao mesmo tempo irá te atrapalhar mais do que ajudar.

Primeiro porque você não irá poupar tempo agindo assim. Há um estudo que diz que levamos cerca de 15 minutos em média, para conseguirmos nos focar em algo e 20 para continuar fazendo algo depois de uma longa pausa. Ou seja, quando você faz várias coisas ao mesmo tempo, você não consegue de fato se concentrar totalmente em todas elas e por isso seu rendimento cai e em algumas situações você tem que refazer o que já havia feito por não ter ficado como deveria.

Agora imagine a seguinte situação: Você tem 3 projetos para entregar no fim da semana, 2 deles demoram mais e o outro é mais simples pois você já está acostumado a fazê-lo. Então na tentativa de agilizar o processo, você começa o projeto mais simples na segunda feira, mas decide parar e começar os outros dois pois eles são mais demorados. Então na segunda-feira, você não conclui sequer metade de nenhum deles.

Na terça-feira você começa fazendo o 2 segundo projeto, e aí depois de um tempo você decide fazer o 1 também, afinal como são parecidos fazer os dois irá ajuda-lo a ganhar tempo. Porém o conteúdo dos projetos é diferente, então você leva muito tempo trocando de raciocínio de um para ao outro e com isso sua mente começa a ficar cansada. Por fim você decide ir terminar o primeiro que havia começado na segunda, por ser mais simples. Contudo como está cansado, você logo desiste e tira um tempo pra “recarregar”. Na terça feira você não concluiu nenhum projeto e nem chegou na metade de qualquer um deles.

Chegamos na quarta-feira, você começa a ficar ansioso porque tem que entregar os 3 projetos na sexta feira e eles sequer estão na metade. Por estar ansioso e estressado, seu rendimento mental cai e sua agilidade também. Você volta ao projeto mais simples e consegue termina-lo, mas levou o dia inteiro pra isso e teve que refaze-lo do zero, pois você mal se lembra do raciocínio daquela parte que você fez lá na segunda-feira, então decide faze-lo do início.

Já é quinta-feira e você só tem um projeto pronto de três que deve entregar no dia seguinte. Na quarta você está mais ansioso e estressado que o dia anterior pois os dois processos que faltam, são os mais difíceis e demorados. Então você tenta fazer os dois ao mesmo tempo..., mas como aconteceu na quarta e somado ao seu estresse, você está mais lento mentalmente e isso faz com que você demore muito mais para elaborar o que precisa. Por fim, você desiste de fazer os dois e foca somente em um, e nesse momento percebe erros que fez enquanto tentava fazer os dois ao mesmo tempo. Você perde metade do dia corrigindo esses erros e no fim do expediente, você concluiu apenas 80% do trabalho.

Chegou à sexta-feira e você entra em alerta máximo. Você tem 3 projetos para entregar e só um deles pronto. Aqui você está ansioso, nervoso, estressado e distraído. Mas então você finalmente consegue concluir o 2º trabalho que foi iniciado no dia anterior, mas falta o terceiro e o momento de entrega está chegando. Você se empenha em terminar, mas...não consegue. Você até o conclui, mas não na qualidade que desejava e acaba pedindo mais tempo para terminar.

Em nosso exemplo fica evidente que se o nosso agente tivesse organizado sua rotina para realizar uma única tarefa de cada vez, ele provavelmente teria terminado seu projeto um da antes e ainda teria um bom tempo livre. A determinação em se focar é primordial para ser produtivo.

3. Falta de foco

A falta de foco pode ser prejudicial para a sua produtividade como um todo. Sem um objetivo claro e estabelecido, é muito fácil de distrair com outras atividades que não são tão importantes e perder tempo com elas.

Nós demos alguns exemplos de ferramentas para ajudar nessa etapa nossa aula anterior, sendo então os cronogramas e as Checklist. São muito fáceis de serem usadas e extremamente úteis. Seu rendimento aumenta consideravelmente quando você organiza seus afazeres por prioridade e graças a isso você não perde o foco tão facilmente.

Um outro fator da falta de foco, são as distrações. Elas podem vir com o uso de redes sociais, conversas e pausas excessivas, e realização de outras coisas ao mesmo tempo (Por exemplo: comer, conversar ao telefone e etc.). Uma forma eficaz de resolver esse problema, é estabelecer um tempo de lazer e pausa.

Além de ser necessário para a sua saúde mental e para o seu rendimento, pausas para descanso conseguem eliminar algumas distrações. Você pode estabelecer que neste momento de pausa você irá checar suas redes socais, irá ligar para alguém ou comer algo. Organizando o seu tempo você evita percas de tempo e mantém sua mente focada e descansada.

5. Costume de “deixar por último”

É um hábito relativamente popular, deixar o mais difícil para ser realizado por último. Mas saiba que isso é na verdade um tipo no pé. Por mais que faça sentido, na prática adiar as tarefas difíceis irá te prejudicar mais do que ajudar.

Primeiro que ao fazer isso, você pode ser surpreendido por um imprevisto. Digamos que você deixe um projeto extremamente difícil para ser feito por último e realiza os mais simples primeiro. Se ocorrer um imprevisto e você ficar sem tempo ou algo assim, concluir esse projeto depois será muito mais complicado. Contudo, se o fizer primeiro, um imprevisto não irá te atrapalhar tanto assim por que lidar com as tarefas mais simples será bem mais fácil para você.

E segundo que, tarefas difíceis exigem mais atenção e trabalho mental. Faze-las primeiro quando estamos com a bateria mental em 100% irá garantir que aquele projeto seja feito mais rápido e melhor. Enquanto que fazer as mais simples, por mais rápidas e fáceis que elas sejam, ainda exigem um certo trabalho mental. Então de qualquer maneira, quando for realizar o projeto mais complicado você estará mais cansado mentalmente e isso irá faze-lo demorar mais e pode diminuir o seu rendimento.

Por isso é sempre bom fazer o mais difícil primeiro, porque de todas as formas que olharmos, você terá um retorno de produtividade muito maior do que se o deixar para depois.

Conclusão

Hábitos ruins podem ser controlado e até transformados. O primeiro passo é identifica-los e depois começar a controlar.

Uma rotina produtiva, como já dissemos, é algo gradual. Então não se desespere e nem se preocupe se não conseguir seguir seu cronograma ou lista nas primeiras semanas, pois é tudo uma questão da hábitos. Trocar hábitos antigos por novos leva tampo, mas você precisa começar em algum momento. E aos poucos, você vai se tornando uma pessoa mais produtiva e satisfeita consigo mesma.

Na próxima aula, falaremos sobre a importância da produtividade e as consequências de não a cultivar. Te vejo lá, até a próxima!

Erros que atrapalham sua produtividade

Já aprendemos a aumentar nossa produtividade e conhecemos técnicas para auxiliar no processo, mas e quanto as práticas que atrapalham? Quais são e como evita-las? Bem, esse é o tema da nossa última aula, vamos aprender a eliminar ações que irão nos atrapalhar em nossa jornada, e claro, também falaremos sobre as consequências desses erros na sua produtividade. Vamos ao assunto!

Erros de produtividade

O primeiro ponto que devemos considerar, é que a produtividade é baseada em organização e rotina. Ou seja, ela é consequência da junção desses dois elementos, e quando nós negligenciamos um dos dois, a produtividade no geral é prejudicada. Vamos alguns exemplos: 

1. Sempre disponível

Você é o tipo de pessoa que ao longo do dia está constantemente checando suas mensagens no whatsaap? Ou notificações do facebook, twitter e instagram? Ou tem o costume de estar sempre verificando seus e-mails e solicitações, respondendo todas as pessoas que enviam mensagem para você? Se sim, saiba que esses hábitos reduzem sua produtividade drasticamente!

É extremamente difícil se concentrar em uma tarefa quando nos distraímos a todo momento, mesmo que seja pra responder amigos ou solicitações. Isso porque você atrasa o que está fazendo e as vezes sequer conclui, pois perdeu muito tempo e sua linha de raciocínio.

É uma questão de rotina: Seus familiares e amigos próximos sabem que naquele determinado horário você estará trabalhando, então em situações urgentes eles ligarão pra você. Mensagens que não são de extrema urgência podem ser respondidas após a conclusão de seu projeto ou no seu momento de pausa, porque assim você consegue manter constância do que está fazendo.

Mesmo solicitações de trabalho, favores, pedidos e etc., devem ser respondidas depois, isso porque naquele momento você está ocupado, certo? Então mesmo que você deseje fazer, naquele momento em questão você estará indisponível, logo, conferir as solicitações no fim expediente ou depois de terminar suas atividades, o deixará livre para atender e responder as solicitações e até mesmo pensar melhor sobre elas.

2. Muitas atividades ao mesmo tempo

Outra prática comum e que muitas pessoas confundem com uma ajuda na produtividade, é realizar muitas coisas ao mesmo tempo. Por mais que você seja uma pessoa que trabalha bem sob pressão e consegue lidar com várias coisas ao mesmo tempo, se focas em muitas atividades ao mesmo tempo irá te atrapalhar mais do que ajudar.

Primeiro porque você não irá poupar tempo agindo assim. Há um estudo que diz que levamos cerca de 15 minutos em média, para conseguirmos nos focar em algo e 20 para continuar fazendo algo depois de uma longa pausa. Ou seja, quando você faz várias coisas ao mesmo tempo, você não consegue de fato se concentrar totalmente em todas elas e por isso seu rendimento cai e em algumas situações você tem que refazer o que já havia feito por não ter ficado como deveria.

Agora imagine a seguinte situação: Você tem 3 projetos para entregar no fim da semana, 2 deles demoram mais e o outro é mais simples pois você já está acostumado a fazê-lo. Então na tentativa de agilizar o processo, você começa o projeto mais simples na segunda feira, mas decide parar e começar os outros dois pois eles são mais demorados. Então na segunda-feira, você não conclui sequer metade de nenhum deles.

Na terça-feira você começa fazendo o 2 segundo projeto, e aí depois de um tempo você decide fazer o 1 também, afinal como são parecidos fazer os dois irá ajuda-lo a ganhar tempo. Porém o conteúdo dos projetos é diferente, então você leva muito tempo trocando de raciocínio de um para ao outro e com isso sua mente começa a ficar cansada. Por fim você decide ir terminar o primeiro que havia começado na segunda, por ser mais simples. Contudo como está cansado, você logo desiste e tira um tempo pra “recarregar”. Na terça feira você não concluiu nenhum projeto e nem chegou na metade de qualquer um deles.

Chegamos na quarta-feira, você começa a ficar ansioso porque tem que entregar os 3 projetos na sexta feira e eles sequer estão na metade. Por estar ansioso e estressado, seu rendimento mental cai e sua agilidade também. Você volta ao projeto mais simples e consegue termina-lo, mas levou o dia inteiro pra isso e teve que refaze-lo do zero, pois você mal se lembra do raciocínio daquela parte que você fez lá na segunda-feira, então decide faze-lo do início.

Já é quinta-feira e você só tem um projeto pronto de três que deve entregar no dia seguinte. Na quarta você está mais ansioso e estressado que o dia anterior pois os dois processos que faltam, são os mais difíceis e demorados. Então você tenta fazer os dois ao mesmo tempo..., mas como aconteceu na quarta e somado ao seu estresse, você está mais lento mentalmente e isso faz com que você demore muito mais para elaborar o que precisa. Por fim, você desiste de fazer os dois e foca somente em um, e nesse momento percebe erros que fez enquanto tentava fazer os dois ao mesmo tempo. Você perde metade do dia corrigindo esses erros e no fim do expediente, você concluiu apenas 80% do trabalho.

Chegou à sexta-feira e você entra em alerta máximo. Você tem 3 projetos para entregar e só um deles pronto. Aqui você está ansioso, nervoso, estressado e distraído. Mas então você finalmente consegue concluir o 2º trabalho que foi iniciado no dia anterior, mas falta o terceiro e o momento de entrega está chegando. Você se empenha em terminar, mas...não consegue. Você até o conclui, mas não na qualidade que desejava e acaba pedindo mais tempo para terminar.

Em nosso exemplo fica evidente que se o nosso agente tivesse organizado sua rotina para realizar uma única tarefa de cada vez, ele provavelmente teria terminado seu projeto um da antes e ainda teria um bom tempo livre. A determinação em se focar é primordial para ser produtivo.

3. Falta de foco

A falta de foco pode ser prejudicial para a sua produtividade como um todo. Sem um objetivo claro e estabelecido, é muito fácil de distrair com outras atividades que não são tão importantes e perder tempo com elas.

Nós demos alguns exemplos de ferramentas para ajudar nessa etapa nossa aula anterior, sendo então os cronogramas e as Checklist. São muito fáceis de serem usadas e extremamente úteis. Seu rendimento aumenta consideravelmente quando você organiza seus afazeres por prioridade e graças a isso você não perde o foco tão facilmente.

Um outro fator da falta de foco, são as distrações. Elas podem vir com o uso de redes sociais, conversas e pausas excessivas, e realização de outras coisas ao mesmo tempo (Por exemplo: comer, conversar ao telefone e etc.). Uma forma eficaz de resolver esse problema, é estabelecer um tempo de lazer e pausa.

Além de ser necessário para a sua saúde mental e para o seu rendimento, pausas para descanso conseguem eliminar algumas distrações. Você pode estabelecer que neste momento de pausa você irá checar suas redes socais, irá ligar para alguém ou comer algo. Organizando o seu tempo você evita percas de tempo e mantém sua mente focada e descansada.

5. Costume de “deixar por último”

É um hábito relativamente popular, deixar o mais difícil para ser realizado por último. Mas saiba que isso é na verdade um tipo no pé. Por mais que faça sentido, na prática adiar as tarefas difíceis irá te prejudicar mais do que ajudar.

Primeiro que ao fazer isso, você pode ser surpreendido por um imprevisto. Digamos que você deixe um projeto extremamente difícil para ser feito por último e realiza os mais simples primeiro. Se ocorrer um imprevisto e você ficar sem tempo ou algo assim, concluir esse projeto depois será muito mais complicado. Contudo, se o fizer primeiro, um imprevisto não irá te atrapalhar tanto assim por que lidar com as tarefas mais simples será bem mais fácil para você.

E segundo que, tarefas difíceis exigem mais atenção e trabalho mental. Faze-las primeiro quando estamos com a bateria mental em 100% irá garantir que aquele projeto seja feito mais rápido e melhor. Enquanto que fazer as mais simples, por mais rápidas e fáceis que elas sejam, ainda exigem um certo trabalho mental. Então de qualquer maneira, quando for realizar o projeto mais complicado você estará mais cansado mentalmente e isso irá faze-lo demorar mais e pode diminuir o seu rendimento.

Por isso é sempre bom fazer o mais difícil primeiro, porque de todas as formas que olharmos, você terá um retorno de produtividade muito maior do que se o deixar para depois.

Conclusão

Hábitos ruins podem ser controlado e até transformados. O primeiro passo é identifica-los e depois começar a controlar.

Uma rotina produtiva, como já dissemos, é algo gradual. Então não se desespere e nem se preocupe se não conseguir seguir seu cronograma ou lista nas primeiras semanas, pois é tudo uma questão da hábitos. Trocar hábitos antigos por novos leva tampo, mas você precisa começar em algum momento. E aos poucos, você vai se tornando uma pessoa mais produtiva e satisfeita consigo mesma.

Na próxima aula, falaremos sobre a importância da produtividade e as consequências de não a cultivar. Te vejo lá, até a próxima!

Produtividade não está associada á conseguir concluir todas as tarefas rapidamente. Esta ligada a concluir as tarefas no tempo certo e corretamente. Por mais que pareça complicado elaborar um sistema que dê resultados, saiba que é mais simples do que imagina; Há práticas e medidas simples que você pode adotar para concluir suas atividades. Aqui vão algumas indicações pessoais minhas, que irão complementar o contéudo do meu curso e te ajudar a visualizar melhor a produtividade no dia a dia.

1. https://zety.com/br/blog/como-ser-mais-produtivo

2. https://www.siteware.com.br/produtividade/como-ser-mais-produtivo/

3. https://focanodinheiro.neon.com.br/produtividade/como-ser-mais-produtivo

4. https://www.euorganizado.com/blog/50-dicas-para-ser-mais-produtivo

5. https://gennegociosegestao.com.br/como-ser-mais-produtivo-pandemia/